У поточній роботі підприємства багато часу витрачається на обробку документів на паперових носіях. Єдиним можливим рішенням стане автоматизація введення та обробки документів. Це дозволить збільшити продуктивність праці, кількість операцій, які виконуються, та знизити собівартість їх обробки.. Потокове промислове введення є найпростішим способом обробки первинних бухгалтерських документів: бланків, накладних, платіжних доручень, декларацій, полисів, форм анкет, опитувальних листів. Перетворення паперових документів до електронного вигляду полегшить роботу усього підприємства. Це також спростить процес їх зберігання, збільшить рівень захисту даних та знизить можливість несанкціонованого доступу.
Система масового введення FormXtra Capture
Система масового введення паперових документів призначена для обробки ділових документів та функціонує трохи інакше, ніж звичні програми розпізнавання тексту. Спектр задач, які можливо вирішити, також істотно відрізняється. FormXtra Capture націлена на обробку окремих полів документа, до яких пред'являють підвищені вимоги достовірності. На етапі налаштувань на еталонному зображенні настройки на эталонном изображении виділяють області, в яких міститься смислова інформація, після чого вони передаються на подальшу обробку: поворот та очищення зображення від шуму, розпізнавання, зіставлення відповіді зі словником можливих відповідей, різні правила та виключення з використанням мов програмування та, нарешті, експорт. Простими словами, система не намагається збудувати точну електронну копію документа, а витягує важливу інформацію із документів, яку, в подальшому, переносять до облікових систем.
Основні етапи роботи системи масового введення
Сканування документів
Етап перетворення паперових форм документів до електронного вигляду. Capture — один з інструментів, якій використовується для імпорту зображень. Програма може взаємодіяти з будь-якими типами швидкісних (потокових) сканерів, обробляти виключні ситуації, має різні можливості в управлінні (роздільна здатність, тип сканування, контрастність, яскравість).
Верифікація документів (або даних)
Система не завжди може побудувати впевнену гіпотезу відповіді і може мати сумніви у результаті. В таких випадках, проблемна область зображення відображається людині, для того, щоб підтвердити або спростувати гіпотезу системи. В залежності від вимог та налаштувань, система може відправляти проблемну область зображення двум різним людям, після чого порівнювати їх відповіді. У випадку невідповідності результатів, відправляти на перевірку третій людині. Процес верифікації виконується за допомогою програми TotalKeying. Програма має різні опції та налаштування для зручної роботи аудитора (масштабування проблемної області або документа в цілому, налаштування кольору, підказки у разі помилкового введення). Для кожного видобутого поля, яке може брати участь у верифікації, можливо завдати діапазони можливих значень введення або словники допустимих відповідей, що дозволить виключити помилки введення людини.
Адміністрування (сортування, розпізнавання, експорт)
Модулі системи масового введення можуть бути встановлені на декількох комп’ютерах в різних містах та навіть країнах. FormXtra Administrator дозволяє контролювати всі етапи автоматичної обробки документів: починаючи з кількості імпортованих зображень при скануванні, та закінчуючи готовими результуючими файлами. На кожному етапі роботи програма дозволяє отримати розгорнутий статистичний аналіз, а саме: перегляд результатів ідентифікації типу документу, попередніх та реальних результатів розпізнавання, звіт про продуктивність та якість роботи кожного аудитора. Крім функцій аналізу та контролю програма надає можливість адміністратору керувати процесами обробки. Адміністратор має можливість керувати аудиторами, а також може зняти з обробки будь-який пакет документів, який має погану якість. Етапи сортування, розпізнавання та експорту відбуваються в автоматичному режимі.
Компанія Parascript розробила унікальну технологію автоматизації роботи з документами, що врятує вас від монотонної ручної праці. Простий інтерфейс та висока швидкість обробки даних стали ключовими критеріями вибору програмного забезпечення даної компанії. Дане ПЗ також знизить вирогідність помилки, яка може статися при ручному введенні інформації. Величезна кількість великих компаній у світі вже обрали дану систему потокового введення документів - скористайтеся і ви світовими досягненнями.